Como andam os veículos da sua empresa? A gestão de frota é fundamental para a conservação dos seus meios de transporte e para o negócio como um todo.

Neste post ligeiro, contarei sobre a importância de gerenciar a sua frota. Trata-se da saúde dos seus veículos e da continuidade do seu trabalho. Então, sente-se e aproveite a leitura. Aqui, você entenderá tudo o que é preciso sobre cuidar dos seus veículos de maneira eficiente.

Conheça sobre economia de combustível, treinamento de motoristas, automação e muito mais — e veja como tudo isso vai ajudar você a fazer frente a concorrência.

Boa leitura!

O que é gestão de frota?

A palavra frota faz parte do cotidiano dos profissionais e empresas do ramo de transporte. Diz respeito ao coletivo de veículos terrestres de uma organização, como carros, motos, caminhões, vans, patins, skates, etc.

No entanto, você sabe qual é a forma mais eficiente de garantir um bom gerenciamento de uma frota? Como manter a eficiência, a economia e, principalmente, a duração dos veículos?

A gestão de frota se refere a como os gestores administram os veículos de uma companhia — até mesmo quando eles são fornecidos por terceiros, em contratos de aluguel.

O objetivo é garantir viagens mais seguras para os motoristas e proteger as cargas. Ela também contribui com a economia de combustível e a manutenção. Logo, melhora a saúde do seu bolso!

Então, se você gerencia uma empresa de transporte, saiba que uma boa gestão de frota é o melhor investimento. Explicarei o motivo mais adiante.

A gestão de frota pode se dividir em alguns pilares. Confira quais são!

Gerenciamento de ativos

É a própria frota. Trata-se da compra, venda e manutenção dos veículos, além da alocação adequada (ou seja, as garagens).

Tratamento de insumos

Diz respeito a todo material adicional que você precisará adquirir. Ou seja, tudo o que é preciso para fazer os seus veículos funcionarem corretamente, como:

• combustível;
• óleo de motor;
• produtos de limpeza;
• entre outros.

Gestão de comportamento

É ficar de olho no que os seus motoristas andam fazendo. Como conduzem os meios de transporte? Por onde trafegam? Eles respeitam as regras de trânsito?

Como dá para perceber, garantir uma boa administração de frotas não é tarefa fácil. São muitos detalhes para observar. Se você pretende começar um novo negócio no ramo — ou adquirir novos equipamentos — uma boa sugestão é estudar planos de financiamento de caminhões, por exemplo.

Atente-se para todos os pontos citados acima, já que a soma de todas essas ações garante um bom funcionamento de um sistema de transporte. Tudo isso vai poupar muita dor de cabeça!

Qual é a importância de uma boa gestão veicular?

Entenda, agora, de forma mais detalhada, sobre a importância (e o custo-benefício) de priorizar o profissionalismo, principalmente quando se trata de um dos bens mais preciosos e caros da sua organização.

Lembre-se que, independentemente de o transporte ser o ramo principal ou secundário das suas atividades, é essencial ter os veículos à disposição sempre que precisar.

Motoristas

Quando se trata de comportamento humano, há uma certa imprevisibilidade que precisa ser reduzida. Afinal, ninguém quer receber multas ou perder cargas pela simples irresponsabilidade dos motoristas.

Por isso, é importante garantir que a sua equipe tenha atenção redobrada nas estradas, principalmente em viagens de final de ano, quando as vias costumam ficar mais lotadas.

Outro ponto interessante é apostar na saúde do seu pessoal. Isso evita afastamentos e contratações temporárias ou de emergência.

Manutenção

É necessário sempre realizar a manutenção preventiva, até mesmo em equipamentos novos ou seminovos. Com isso, você tem uma noção real de como está a sua frota veicular.

Tenha sempre peças sobressalentes, forme parcerias com empresas que possam lhe atender de forma rápida e sempre que precisar. Também cuide dos pneus e trace rotas por rodovias seguras e que sejam recapeadas com frequência — o que é importante também para ter um melhor controle das viagens, entre horários de partida e chegada.

Todos esses cuidados ajudam a prolongar a vida útil do caminhão, do carro e de outros veículos da sua garagem, além de melhorar a confiabilidade da sua empresa no mercado.

Planejamento

De nada adiantam as etapas anteriores se você não se preparou com antecedência. Então, faça planos e prepare a sua conta bancária considerando tudo o que deve ser incluso no seu planejamento antes mesmo de abrir um negócio ou de expandir as suas atividades.

Então, antes de comprar carros, ônibus, bicicletas ou patinetes, pense na acomodação, na segurança e em quem conduzirá os seus meios de transporte. Tudo isso garante não só uma boa gestão de veículos, mas a sobrevivência e a competitividade do seu negócio.

Como funciona a gestão de frota?

Não existe uma fórmula mágica que se aplique a todos os casos. Cada empresa é única, com seus próprios problemas e soluções — e a gestão deve ser personalizada para cada tipo de atividade.

Por muito tempo, a administração de frotas era feita por meio de planilhas. De tempos em tempos, os profissionais alimentavam ou trocavam as planilhas feitas a mão. Com a tecnologia, o monitoramento pode ser feito em tempo real e os dados, gerados automaticamente.

É fácil perceber que a automação poupa tempo e dinheiro, e ainda garante que os gestores tenham tempo para trabalhar nas atividades principais de seus estabelecimentos. Muitos sistemas e plataformas são conectados à internet 24 horas por dia. Isso contribui com o recebimento de diversas informações, como as mudanças no código de trânsito que possam ocorrer.

Geralmente, o foco principal da gestão de frota é garantir que os veículos estejam sempre conservados e que os condutores estejam disponíveis sempre que a empresa precisar.

Quais as necessidades do gerenciamento veicular?

Se você escolheu trabalhar com transporte, sabe que veículo parado ou em mau funcionamento é igual a prejuízos e perdas de vendas, certo?

Para garantir uma boa rotatividade e a saúde da sua empresa, eu trouxe algumas dicas. Confira!

Controle sobre os ativos

Os ativos são a própria frota da companhia. Uma transportadora tem os carros ou outros meios de circulação como seu ativo principal. Mesmo uma fábrica com veículos próprios para enviar ou receber os seus materiais, de certa forma, depende da sua frota para funcionar.

Por isso, é fundamental que o transporte seja o mais eficiente possível. Isso garante a confiança por parte dos clientes e investidores, além de evitar muitos transtornos.

Para garantir um bom controle sobre os ativos, é importante considerar alguns fatores, como:

• conheça seus veículos;
• saiba o tempo de revisão;
• faça manutenções preventivas;
• pense em todas as possibilidades;
• evite surpresas;
• faça o uso correto.

Coordenação de custos

Isso pode ser feito desde a compra dos seus veículos. Primeiro, saiba se a frota adquirida atende às suas necessidades, afinal, não faz sentido comprar carretas para entregadores de pizza. Embora a ideia pareça deliciosa, seria um gasto desnecessário.

Então, atente-se para os tipos de materiais transportados, rotas, distância, clima e outros detalhes. Tudo isso trará o melhor custo-benefício para a sua frota.

Outra vantagem é a troca mínima de peças ao longo da vida útil do seu veículo — como manter os faróis originais de fábrica funcionando por mais tempo.

Tenha atenção também para os preços de pedágios e combustível antes de colocar os seus veículos para circular, pois essa é uma excelente forma de gerir a sua frota é saber quanto os seus veículos gastam todos os dias.

Prevenção de acidentes

Nem preciso falar que é sempre bom evitar esse tipo de dor de cabeça! Mesmo assim, para prever problemas financeiros, legais e emocionais, é sempre bom dispor de equipamentos que funcionem corretamente. É preciso também de condutores responsáveis ao volante.

Por isso, tanto a manutenção como o treinamento são necessários. Assim, evita-se a perda de tempo e as manutenções fora de época. E o mais importante, a vida é preservada!

Tranquilidade jurídica

Como descrito nos tópicos anteriores, a segurança jurídica é fundamental para o seu negócio — ainda mais por causa do quesito tempo.

Atualmente, há a possibilidade de monitorar o comportamento dos motoristas por meio da telemetria: um sistema que registra tudo o que acontece com os caminhões em tempo real. Esse monitoramento permite não só aumentar a segurança nas estradas, mas também garante a eficiência de suas entregas e uma segurança jurídica, como a de passar tranquilamente por abordagens policiais.

Outro ponto importante é fazer a leitura completa da ficha das novas pessoas contratadas Por exemplo, fazer a verificação de antecedentes para saber se não há pendências com a justiça é um bo meio de tentar evitar problemas futuros.

Por que é vantajoso administrar bem as frotas?

Existem diversos benefícios que uma gestão obtém ao cuidar bem de sua frota. Vou apontar, agora, os principais.

Planejamento e estratégia

Como mencionei, o planejamento é a base de qualquer tipo de negócio. Só que, aqui, ele pode ser encarado como um benefício, já que a gestão veicular facilita a elaboração de estratégias.

Alguns exemplos são os planos de manutenção (preventiva ou corretiva) e as metas de revisão e renovação das frotas. Tudo isso poupa tempo e esforço, e você pode se dedicar a outros setores do negócio, como o marketing.

Menos custos

Todo veículo gera gastos com combustíveis e manutenções corriqueiras. Há também diversas surpresas que podem ocorrer, como as colisões e as multas.

A administração de frotas pode contribuir com todos esses fatores, poupar várias idas e vindas da oficina e também ajudar a reduzir os acidentes nas estradas, garantindo a segurança de seus motoristas e das demais pessoas.

Mais segurança

Já que citei a redução de acidentes, por que não falar da segurança? Esse é outro fator essencial para o transporte e a garantia das entregas.

As manutenções corriqueiras e revisões auxiliam a detectar possíveis avarias ou o envelhecimento de peças. Afinal, algo que ninguém quer é dirigir um veículo com freios que precisam ser trocados ou um carro que vaza combustível.

Quais as atribuições das pessoas que cuidam do gerenciamento de veículos?

Gestor ou gestora de frota é o nome dado aos profissionais que fiscalizam a qualidade dos meios de entrega e transportação. Em parceria com a empresa, são as pessoas encarregadas de realizar as atividades a seguir.

Selecionar pessoal adequado

Os gestores fazem relatórios das características que os novos colaboradores precisam ter para assumir a manutenção e a condução veicular. Em seguida, encaminham ao RH da empresa.

Elaborar um quadro geral da situação

Com um mapeamento detalhado de tudo que se refere à frota, obtém-se insights para melhorar a qualidade desse setor. Pode-se reduzir o consumo de combustível, por exemplo.

Zelar por uma boa política

Cria-se um manual de boas práticas, de acordo com as regras da organização. Também é feito um treinamento com todo o pessoal que, de alguma forma, terá contato com os veículos.

Aderir às ferramentas de automação

É importante que, sob a orientação da equipe, você aposte em programas e aplicativos eficientes. Tudo para tornar os trabalhos mais rápidos e econômicos para a sua empresa.

Como fazer uma boa gestão dos meios de transporte?

Agora que você chegou até aqui com toda essa teoria, é hora de colocar a mão na massa! Para garantir uma boa gestão de veículos, apresentarei algumas dicas simples que podem ser acrescentadas à sua rotina.

Tenha sistemas automatizados

É preferível sempre contratar um sistema de gerenciamento que fará o trabalho por você. Por razões óbvias, isso permite a sua concentração em outras áreas da sua empresa.

Mas além da computação, tudo o que você puder acrescentar aos veículos para melhorar a eficiência e o conforto dos condutores é válido. Uma boa aposta é o câmbio automatizado.

Dispositivos como GPS e sensores de proximidade, encontrados na maioria dos carros atuais, também auxiliam na segurança e proporcionam entregas mais rápidas e eficientes.

Faça um checklist diário

Contrate pessoal qualificado, como supervisores, que farão uma vistoria simples e anotarão qualquer situação diferente. Isso também pode ser feito por meio de sistemas.

Também trace metas e planos de tarefas diárias que deverão ser cumpridas. Assim, você garante que as rotinas sejam atendidas e preserva a saúde do negócio.

Invista na coleta e utilização de dados

Atente-se para as notícias das vias e estradas. Observe cada situação que ocorre, bem como as suas possíveis causas.

Organize todas as informações, para que possam ser utilizadas futuramente, por meio de arquivos e anotações físicas ou virtuais. O importante é ter fácil acesso aos dados coletados, por isso, organize-se!

Quais são os tipos de frota?

Até agora, falei de alguns exemplos de frotas. Até porque a palavra frota designa um coletivo de veículos que podem ser de qualquer tipo. Aí você me pergunta: quais são os tipos de transporte? Depende! Cada empresa tem um porte (pequeno, médio ou grande) e um ramo de atividade.

Conheça, agora, alguns dos modelos de transportação mais utilizados pelas organizações.

Caminhões

Não tem como você ter acessado este blog e achar que começaríamos por outro veículo, não é mesmo? Além do mais, esse é um dos meios de entregas mais utilizados no país. As médias e grandes empresas, até as pequenas, em alguns casos, utilizam caminhões.

Muitas organizações compram frotas gigantescas, ou somente duas ou três carretas, para iniciar as suas atividades. Em todos os casos, é importante gerenciar os meios de transporte.

Se você deseja conduzir um veículo próprio, saiba que há mercado para atuar. Também há linhas de crédito para caminhoneiros, o que facilita o início das suas atividades e a quitação do seu veículo.

Assim, você pode transportar alimentos, produtos químicos e até carros menores pelas estradas. Boa viagem!

Carros leves

São muito utilizados para visitar clientes, transportar produtos menores ou deslocar equipes de atendimento. Um bom exemplo são os carros de telefonia móvel.

Os carros leves são excelentes para viagens rápidas e curtas, pois são mais fáceis de estacionar e de circular nas grandes cidades. Para muitos tipos de negócios, contar com carros ou pequenos caminhões é uma grande vantagem.

Motos

As motos são ótimas para entregas rápidas e urgentes. Muitas empresas especializadas em entregas adotam esse tipo de condução.

Alguns restaurantes ou outros negócios do ramo alimentício também utilizam as motocicletas para se deslocarem rapidamente. Com isso, evitam um pouco do trânsito nas grandes metrópoles e conseguem entregar os produtos com rapidez, preservando as suas características (quentes ou geladas, por exemplo).

Automóveis especiais

Certos tipos de negócio precisam de veículos adaptados para os seus respectivos nichos. É o caso de ambulâncias, viaturas policiais, funerárias, carros-fortes e outros.

Frota própria ou terceirizada, qual é a melhor?

Como você viu, há diferentes formas de ter os seus veículos. Cada uma com as suas respectivas vantagens. Então, escolha o que for melhor para o seu negócio.

Frota própria

É formada por automotores que a empresa compra, que são de propriedade dela até que decida vendê-los. Há boas vantagens nessa aquisição, como você verá a seguir.

Vantagens de ter frota própria

O principal benefício é poder centralizar as funções. Isso implica ter total controle sobre os detalhes dos veículos.

Os gestores devem analisar e elaborar todas as estratégias sobre o uso dos carros, que impactarão diretamente o futuro da empresa. Isso significa mais liberdade na tomada de decisões.

Se deseja comprar os seus próprios automotores, faça pesquisas, consulte linhas de crédito e garanta parcelas que cabem no seu bolso.

Veículos terceirizados

São os famosos carros alugados. Você escolhe contratar uma organização que fornecerá uma frota completa. Isso é feito sob contrato e por tempo determinado.

Benefícios da terceirização

A principal vantagem está no bolso. O aluguel (de carros, carretas, bicicletas ou outros) permite que os gestores possam se concentrar apenas na estratégia, além de economizar com a manutenção — e assim, poder contar com a previsibilidade de custos.

Em muitos casos, enquanto a seguradora dos automóveis alugados efetua os concertos, a empresa de locação oferece veículos substitutos — todos em condições de novos ou seminovos.

Quais softwares utilizar?

Para ter um gerenciamento veicular eficiente, é necessário automatizar alguns processos. Atualmente, essa é a escolha mais recomendada para que uma empresa faça frente a concorrência.

Se você não tem muita familiaridade com a tecnologia, não se preocupe. Existem diversos canais na internet que podem auxiliar. Basta acessar um site de busca, como o Google, e procurar um curso on-line gratuito. Você também pode escolher cursos pagos, dependendo do seu gosto e da sua necessidade.

Agora, mostrarei algumas ferramentas que ajudam muito no dia a dia. Se você ainda não tem, vale a pena implementar já!

Telemetria

São sensores que captam dados dos veículos. A telemetria é capaz de medir:

• a velocidade;
• o consumo de combustível;
• a forma como os motoristas dirigem;
• as freadas;
• as acelerações;
• os desgastes dos pneus.

Como você viu, uma etapa que não pode ser negligenciada é a implantação da telemetria na sua frota. Essa tecnologia é aliada tanto dos gestores quanto de quem conduz os automotores.

Sistemas de gestão de frotas

Trata-se de plataformas digitais que podem ser acessadas por quaisquer dispositivos com acesso à internet— smartphones, computadores ou tablets.

Por meio dessas ferramentas, as empresas podem monitorar a todo momento a situação dos autos e das estradas. Também é possível integrar a sua agenda de serviços nesses mecanismos. Por meio desses agendamentos, alguns sistemas emitem alertas de oportunidades de negócios, como a abertura da colheita de soja.

Há diversas empresas no mercado, que podem implementar sistemas inteligentes para a administração da sua frota. Uma boa sugestão é pesquisar as que trazem sempre alguma novidade no portfólio.

Uma dica: verifique o histórico das possíveis fornecedoras de automação para o seu negócio e a frequência com que os softwares são atualizados. Observe também se essas empresas buscam sempre se atualizar e se reinventar!

Como será a gestão de frota no futuro?

Já que estamos falando de sistemas e automação, nada mais justo do que situar você sobre o que lhe espera em um futuro próximo!

Baseado no que foi dito até aqui, tudo indica que o futuro da administração de frota será tecnológico. Por isso, é importante atentar-se para o conceito de Big Data. Segundo o blog Canaltech, Big Data é a análise e a interpretação de grandes volumes de dados. Lembra da telemetria? Essas e outras tecnologias do futuro avançam cada vez mais rapidamente.

Então, imagine uma empresa com mais de 100 caminhões tendo que monitorar cada um. Quem dá conta de organizar e interpretar todas essas informações? E tomar alguma atitude em tempo? O Big Data serve para facilitar todo o trabalho de reunir e acessar dados. Então, comece por aí! Observe também a linguagem das máquinas e os avanços na Inteligência Artificial.

Com base no que foi apresentado, é preciso acompanhar a evolução da gestão de frota. Observe cada detalhe e contrate profissionais qualificados. Também elabore planos e agendas para monitorar os veículos e os condutores e atente-se para a escolha dos melhores sistemas. Cuide da sua frota que ela cuidará de você!

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